Wie kann Zeitmanagement Stress am Arbeitsplatz erfolgreich reduzieren?
Veröffentlicht am 26.07.2024 von Fredy Pillinger Verkaufsleiter ostjob.ch - Bildquelle: Getty Images
Es gibt zahlreiche Zeitmanagement-Methoden. Üblicherweise basieren sie auf zwei Grundprinzipien: Der Sortierung von Aufgaben und der Erledigung in einem gut strukturierten Arbeitsalltag. Die aus Japan stammende Kanban-Technik kann Ihnen dabei helfen.
Was verbirgt sich hinter dem Namen Kanban?
Erfunden wurde die Kanban-Methode von Ono Taiichi, dem Begründer des Management- und Produktionssystems des Automobilherstellers Toyota. Heute kommt diese Technik fast überall in der Softwareherstellung zum Einsatz. Aber was steckt dahinter? Wörtlich übersetzt bedeutet Kanban Karte. Und tatsächlich bilden Karteikarten oder Post-its die Basis für diese Art des Zeitmanagements.
Wie organisiere ich meine Arbeit mit Kanban?
Notieren Sie sämtliche Aufgaben auf kleinen Karten. Die zweite Sache, die Sie benötigen, ist eine grosse Pinnwand oder ein Whiteboard. Dieses wird in drei Spalten unterteilt. Die erste umfasst den Bereich "Zu erledigen". Die zweite Spalte trägt die Überschrift "in Bearbeitung". Die dritte ist mit "erledigt" überschrieben. Die Karten mit Aufgaben werden nun der passenden Spalte zugeteilt. Sie fragen sich, was die Vorteile dieser Methode sind und wie man sie richtig nutzt?
Was sind die Vorteile des Kartensystems aus Japan?
Der positive Effekt dieser Technik besteht darin, dass sie einen natürlichen Flow erzeugt. Sie haben optisch vor Augen, wie Aufgaben abgearbeitet werden und von der Anfangsspalte in den erledigt-Bereich hinüberwandern. Auf die Aufgabenkärtchen können Sie Dinge wie die deren Bedeutung, einen Ansprechpartner oder Verantwortlichen sowie Fristen notieren.
Kanban hilft ihnen, Struktur ins Chaos zu bringen. Die Karten garantieren, dass Sie nichts vergessen. Vor allem jedoch leisten sie eines: Die Tafel führt Ihnen die eigene Produktivität vor Augen. Das stärkt die Motivation. Einen innerliche Schubkraft entwickelt diese Zeitmanagementmethode nur, wenn Sie die Erledigungen auch tatsächlich anpacken.
Wie schöpfe ich das volle Potenzial dieser Technik aus?
Stellen Sie kleine Arbeitsschritte an den Anfang des Tages. Sie lassen sich schnell abarbeiten und werden Ihnen das Gefühl vermitteln, dass Sie schon eine Menge in Bewegung gebracht haben. Behalten Sie beim Planen der Aufgaben stets das Ziel im Blick, das Sie erreichen wollen. So wissen Sie, warum Sie sich die Arbeit aufhalsen. Zu guter Letzt sollten Sie darauf achten, nicht zu viele Dinge gleichzeitig zu tun. Begrenzen Sie die Spalte auf eine Höchstzahl von Karten. Sie werden selbst am besten erkennen, welche sinnvoll ist.
Virtuell umsetzen oder doch besser am echten Brett pinnen?
Kanban können Sie als Methode für das eigene Zeitmanagement nutzen oder in Teams einsetzen. Anhand der Tafel behalten alle Beteiligten den Überblick über den aktuellen Stand. Namensvermerke kennzeichnen Verantwortlichkeiten. Sie können eine Tafel und Karte in einem echten Büro nutzen oder eine virtuelle. Letzteres gibt Ihnen die Chance zur produktiven Zusammenarbeit mit Menschen, die sich an einem völlig anderen Ort aufhalten. Anwendungen wie Slack basieren auf dem Kanban-Prinzip. Auf der anderen Seite bieten echte Karten den Vorteil, dass Sie etwas zum Anfassen haben.
Erfunden wurde die Kanban-Methode von Ono Taiichi, dem Begründer des Management- und Produktionssystems des Automobilherstellers Toyota. Heute kommt diese Technik fast überall in der Softwareherstellung zum Einsatz. Aber was steckt dahinter? Wörtlich übersetzt bedeutet Kanban Karte. Und tatsächlich bilden Karteikarten oder Post-its die Basis für diese Art des Zeitmanagements.
Wie organisiere ich meine Arbeit mit Kanban?
Notieren Sie sämtliche Aufgaben auf kleinen Karten. Die zweite Sache, die Sie benötigen, ist eine grosse Pinnwand oder ein Whiteboard. Dieses wird in drei Spalten unterteilt. Die erste umfasst den Bereich "Zu erledigen". Die zweite Spalte trägt die Überschrift "in Bearbeitung". Die dritte ist mit "erledigt" überschrieben. Die Karten mit Aufgaben werden nun der passenden Spalte zugeteilt. Sie fragen sich, was die Vorteile dieser Methode sind und wie man sie richtig nutzt?
Was sind die Vorteile des Kartensystems aus Japan?
Der positive Effekt dieser Technik besteht darin, dass sie einen natürlichen Flow erzeugt. Sie haben optisch vor Augen, wie Aufgaben abgearbeitet werden und von der Anfangsspalte in den erledigt-Bereich hinüberwandern. Auf die Aufgabenkärtchen können Sie Dinge wie die deren Bedeutung, einen Ansprechpartner oder Verantwortlichen sowie Fristen notieren.
Kanban hilft ihnen, Struktur ins Chaos zu bringen. Die Karten garantieren, dass Sie nichts vergessen. Vor allem jedoch leisten sie eines: Die Tafel führt Ihnen die eigene Produktivität vor Augen. Das stärkt die Motivation. Einen innerliche Schubkraft entwickelt diese Zeitmanagementmethode nur, wenn Sie die Erledigungen auch tatsächlich anpacken.
Wie schöpfe ich das volle Potenzial dieser Technik aus?
Stellen Sie kleine Arbeitsschritte an den Anfang des Tages. Sie lassen sich schnell abarbeiten und werden Ihnen das Gefühl vermitteln, dass Sie schon eine Menge in Bewegung gebracht haben. Behalten Sie beim Planen der Aufgaben stets das Ziel im Blick, das Sie erreichen wollen. So wissen Sie, warum Sie sich die Arbeit aufhalsen. Zu guter Letzt sollten Sie darauf achten, nicht zu viele Dinge gleichzeitig zu tun. Begrenzen Sie die Spalte auf eine Höchstzahl von Karten. Sie werden selbst am besten erkennen, welche sinnvoll ist.
Virtuell umsetzen oder doch besser am echten Brett pinnen?
Kanban können Sie als Methode für das eigene Zeitmanagement nutzen oder in Teams einsetzen. Anhand der Tafel behalten alle Beteiligten den Überblick über den aktuellen Stand. Namensvermerke kennzeichnen Verantwortlichkeiten. Sie können eine Tafel und Karte in einem echten Büro nutzen oder eine virtuelle. Letzteres gibt Ihnen die Chance zur produktiven Zusammenarbeit mit Menschen, die sich an einem völlig anderen Ort aufhalten. Anwendungen wie Slack basieren auf dem Kanban-Prinzip. Auf der anderen Seite bieten echte Karten den Vorteil, dass Sie etwas zum Anfassen haben.