Rational International AG
Du hältst gerne die Fäden in der Hand, sorgst für reibungslose Abläufe und hast ein Auge fürs Detail?
Dann bist du bei uns genau richtig! In dieser vielseitigen Rolle kümmerst du dich um alles, was unseren Standort am Laufen hält – vom Fuhrparkmanagement bis zur Büroinfrastruktur. Mit deiner Hands-on Mentalität und deinem Organisationstalent trägst du jeden Tag dazu bei, dass unsere Mitarbeitenden sich rundum wohlfühlen.
Office & Facility Administrator (Teilzeit 40%, Heerbrugg)
Deine Aufgaben:
- Betreuung der Dienstwagen
- Konfiguration und Bestellung von Leasingfahrzeugen für Mitarbeiter
- Verwaltung des Fuhrparks inkl. Koordination von Wartungen und Inspektionen
- Vertrags- und Dokumentenverwaltung
- Rechnungskontrolle & Kostenmanagement
- Verwaltung der firmeneigenen Poolfahrzeuge, inkl. Terminkoordination
- Büro- und Gebäudeverwaltung
- Sicherstellen der Funktionalität, Sicherheit und Attraktivität der Geschäftsräumlichkeiten und Geschäftsausstattung
- Regelmässige Zustandskontrollen der Büros, Besprechungs- und Sozialräume inklusive aller Gerätschaften
- Organisation, Pflege und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Nutzung der Archive und Lagerräume
- Planung, Koordination und Beaufsichtigung von Reinigungs-, Reparatur- und Wartungsarbeiten in Zusammenarbeit mit Handwerksbetrieben, Dienstleistern und Lieferanten
- Verwaltung des Schliesssystems und der Zugangskontrollen
- Bestellwesen
- Verantwortung für das lokale Bestellwesen, u.a. für Büroausstattung, Verbrauchsmaterialien, Mitarbeiterverpflegung und Dekoration
- Bestellung von Entsorgung und Aktenvernichtung
- Rechnungs- und Qualitätskontrolle
- Durchführen und Dokumentation der jährlichen Anlageninventur
- Unterstützung in IT-Themen (z.B. kleine technische Anliegen der Mitarbeitenden)
- Mitarbeit an Projekten zur Verbesserung der Arbeitsinfrastruktur
- Optional: Koordination des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
Dein Profil:
- Flexibilität und Bereitschaft, 4 halbe Tage/Woche zu arbeiten, davon 3 Tage im Büro
- Hands-on Mentalität mit einer positiven, serviceorientierten Einstellung
- Organisationsgeschick, Eigeninitiative und selbständiges Arbeiten
- Gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch
- Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten
- Freude daran, in einem dynamischen und internationalen Umfeld zu arbeiten
- Sicherer Umgang mit MS Office 365 (Word, Excel, Outlook, etc.)
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein Auge fürs Detail
- Bereitschaft, sich flexibel auf unterschiedliche Aufgaben einzustellen und gelegentlich auch kurzfristige Anliegen zu bearbeiten
- Erfahrung in Büro- und Gebäudeverwaltung oder Facility Management von Vorteil
- IT-Grundkenntnisse von Vorteil
Arbeitsort: 9435Heerbrugg(Home Office möglich)
Kontakt
RATIONAL
+41 71 727 90 12